12 junio, 2012

Community Manager: cómo organizar el día y las tareas

Aunque parezca algo simple, una de las tareas más insidiosas y complejas de un Communty Manager es la de organizarse adecuadamente de modo que el tiempo sea lo más productivo, eficaz y rentable posible, tanto para la marca que gestione, como para su propia productividad, especialmente cuando hablamos de autónomos o freelance.

Lo habitual es que las muchas tareas que se realizan a lo largo del día desborden al Community y acabe con una tremenda lista de cosas por hacer en la que se suelen dejar para el final determinadas acciones que no deberían haberse pospuesto.

Por eso es fundamental que se organice un horario y se aprenda a priorizar qué hacer y cuándo, de modo que no nos perdamos entre tweets, comentarios, emails, monitorización, contenidos, etc…

  • primero lo primero, ya que sin duda es el rey, el contenido. La mayoría de los CM además de gestionar comunidades escriben contenidos en blogs o similares, por lo que la escritura debe de ser lo primero del día, con la mente fresca. Lo ideal es haber dejado ya el día anterior un tema para no tener que andar buscando de qué escribir y seguir aportando contenidos de valor e interés para nuestra audiencia. Es díficil hablar de tiempo en este caso, ya que cada persona es un mundo, pero si el día anterior hemos hecho bien el trabajo de curación de contenido, lo normal es que no nos lleve más de 40 minutos un post de unas 400 palabras.
  • una vez hemos cumplido con el contenido, nos debemos poner a programar nuestros tweets, actualizaciones de estado, subir contenidos multimedia, etc, para todo el día: es fundamental recordar que no se trata de programar cualquier cosa, que la curación y estrategia de contenidos es vital para captar y fidelizar, y que sobre todo, es una conversación, por lo que nunca debemos programar y olvidarnos de ello, sino seguir siempre las respuestas de los demás.
  • visión general del ecosistema social: cada día, por la mañana, debemos dar un repaso a nuestras redes sociales, blog, reputación, menciones, buzz, etc. Aquí depende de cómo cada uno tenga organizada la planificación y estrategia, los canales que utiliza etc, pero lo ideal es ir viendo cada día cómo evoluciona: cuántos tweets hay, cómo ha sido el movimiento de fans y followers, cuántos hay nuevos y cuántos han dejado de seguirnos, qué contenidos han suscitado mayor interés, etc. Y por supuesto, Analytics, campañas, etc. Lo más aconsejable es crearse algún tipo de panel de monitorización o dashboard. Es importante no sólo rastrear nuestra propia marca, sino las acciones de nuestra competencia y el ruido que hayan generado.
  • Ni que decir tiene que, tanto si tenemos un “chivato” que nos avisa de nuevas notificaciones sobre facebook, twitter, tuenti y demás, como si no, debemos estar siempre con un ojo en las Redes Sociales y los comentarios de nuestros usuarios con respecto a nuestro contenido y marca: lo ideal es trabajar con dos pantallas mínimo, una para realizar tareas, y otra para monitorizar y de apoyo.
  • el email es una carga extra, especialmente para los CM Freelance y los que se encargan de la atención al usuario, que no son pocos dada la versatilidad y auge de las Redes Sociales como CRM.

Hacemos una pausa, el almuerzo, hay que reponer fuerzas y especialmente, refrescar la mente: el trabajo intenso puede ponernos a la defensiva o bloquearnos, algo que nunca debe pasar a un CM porque el efecto habitual es que comience a tomarse las cosas como “algo personal”, y ya sabéis que uno de los principales problemas en la mala gestión de crisis es tomarse las cosas de ese modo. Principio básico para los Community: no tomarse las cosas como algo personal.

  • Vuelta al trabajo y por supuesto, lo primero, ver qué ha pasado mientras no estábamos, qué se ha dicho, qué se ha comentado, quién, etc.
  • Es hora de emplear un poco de tiempo en conocer mejor a nuestros principales seguidores: quiénes son, a qué se dedican, qué les suele interesar más, por qué nos siguen, etc. Los prescriptores son un pilar de nuestra estrategia, y aunque la realidad de los CM de pymes y freelance demuestra que salo en contadas excepciones se trabaja sin estrategia, como profesionales no se debe perder ese horizonte  y tener siempre la visión de conjunto y global. Es recomendable tener una lista de nuestros usuarios más activos y cuidarlos con diversas estrategias y recompensas.
  • Seguimos siempre, contestando, conversando y buscando el diálogo con nuestros usuarios, y tratando de encontrar nuevos clientes, por supuesto.
  • Un ratito más dedicado a sopesar nuestra estrategia y planificar qué hacer el día siguiente, qué nueva acción de marketing hacer, etc. Si tenemos anuncios, es hora de revisarlos y ver si están funcionando.
  • Si existe una newsletter o hacemos comercio electrónico, es el mejor momento de planificarlo y dejarlo planteado para enviarlo al día siguiente, nunca a primera hora, ¿por qué? La mayoría de los usuarios descarta la publicidad y newsletters de las marcas por la mañana porque se acumulan varios emails durante la noche y habitualmente se prescinde de lo que considera spam. Mejor a media mañana, cuando los usuarios ya han leído gran parte de sus correos.
  • Si tenemos una tienda online, es hora de darle un repaso, actualizarla, etc.
  • Terminar el día es sólo dejar todo preparado para el siguiente, por lo que es trascendental que hayamos hecho una curación de contenido adecuada: a lo largo de todo el día debemos haber estado viendo qué era lo que más interés generaba en nuestro nicho de mercado, qué es de lo que más han hablado nuestros usuarios y potenciales clientes, y por ahí es por donde debemos continuar recién comience el siguiente día.
  • Si realizamos informes, podemos hacerlo al final del día o a la vuelta del almuerzo, dependiendo de la complejidad del mismo y el volumen de datos. Recordemos que lo ideal es que el análisis de los datos lo efectúe el Social Media Manager, pero como sabemos, excepto en grandes empresas, el CM está solito, así que es el momento de sacar conclusiones y hacer análisis.
  • Si aún te queda un poco de tiempo, no olvides estar siempre al día sobre Marketing Digital, Social Media, Redes Sociales, etc, porque como sabemos, ¡esto cambia de un día para otro!

Sé que me estoy dejando en el tintero un par de cosas importantísimas, porque las iba a poner, pero (un buen ejemplo de por qué hay que organizarse y no dejar que nos interrumpan), una llamada de teléfono me ha sacado del post y ya no recuerdo qué era…

Afortunadamente, estáis vosotros ahí para no sólo recordarlo, sino para completarlo y añadir  más cositas que hacer y cuándo. Gracias ;o)

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Dolores Vela

Social Media Strategist, Comunicación 2.0 y Marketing Online.

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25 Responses

  1. Hola Dolores.
    Tocas unos de los puntos más críticos dentro del trabajo de los Community Managers, la organización del tiempo. Tu post será de gran ayuda para los que se inician y un recordatorio para los que llevan tiempo desempeñando esta labor.
    Un acierto.

    Saludos

    @erasmolopez

  2. Dolores Vela dice:

    Muchisimas gracias Erasmo. Lamentablemente es muy complicado y pocos además, son los que aprecian el valor de ese tiempo; para la gran mayoría, los CM están ahí todo el día escribiendo "tonterías" en Facebook y poco más…

    Por otro lado, organizar el tiempo es uno de los principales problemas de los trabajadores freelance, sea cual sea su negocio.

    Te agradezco mucho el comentario, un saludo

  3. Oh! se me borró el comentario 🙁

    Intentaré sintetizar:

    Gracias Dolores por un post como éste que, como bien dice, Erasmo, a los que comenzamos nos ayuda a estructurar la cabeza. Yo trabajo sólo en jornada partida, por lo que sólo tengo de 09.00 a 13.00 para todas las tareas que comentas. Obviamente es imposible, pero hago cuánto puedo.

    Me surgen algunas dudas:

    Cuando comentas que conviene dedicar un tiempo cada día para escribir el contenido de quienes tenemos blogs, ¿te refieres también aunque sólo actualicemos una o dos veces por semana? ¿escribes artículos para archivar y luego lanzar?

    Hasta el momento utilizo Timely para programar y monitorizar pero no termina de convencerme, me recomiendas otra con menos limitaciones?

    Y por último y sin intención de abusar de tu tiempo, ¿cómo puedo saber los días y franjas horarias más adecuadas para lanzar el contenido?

    Muchas gracias por tu disponibilidad.

    Un saludo!

  4. Desde hoy los CM van a ser un poco más organizados (y vivirán más agusto!)

  5. Ahora los CM ya pueden organizarse y vivir más tranquilos, después de esta lectura!

  6. Sergio Galán dice:

    Hola Dolores
    Felicidades por el post, son tan necesarias estas pautas, tan básicas que para mi son el pilar de un buen CM. Planificación y Gestión. Coincido con Erasmo.
    Aprovecho para comentarte una duda o pequeño-gran favor: Soy un gran novato, tanto que voy aprendiendo y aun no tengo ni blog ni me he estrenado como CM. Tengo un pequeño proyecto para implantar un Plan de Social Media como practica y mi consulta es… Existen documentos tipo (excel, word..) para plasmar los objetivos, acciones, agenda, etc..? (no se si me he explicado)
    Miles de gracias Dolores
    Saludos
    Sergio

  7. Buenos días Dolores,

    Te felicito por este post, has logrado una seguidora más.
    Me estoy estrenando en este mundo y justo has logrado tranquilizar una de mis inquietudes.

    Un Saludo

  8. hola Dolores!
    muy bueno tu artículo, refleja a la perfección como nos las tenemos que arreglar los CM de pymes. Afortunadamente, la estrategia es nuestra mejor aliada.
    Felicitaciones por el blog y muchas gracias por compartir tu conocimiento!
    saludos!

  9. Un buen workflow o un programa de gestión de tiempo siempre es necesario para no perder el norte en el mundanal ruido al que se somete a diario cualquier comunity manager y si es freelance pues eso, dos tazas.
    Muy bien explicado, un GRAN saludo.

  10. Miguel Mora dice:

    Hola Dolores.
    Un gran post, sin duda nos va a ayudar a trabajar mejor, cosa que nos repercutirá siempre para bien.
    Muchas gracias por este aporte.
    Saludos.
    Miguel Mora.
    @MMoranetworks

  11. Yolanda García dice:

    Muchas gracias, me ha servido de gran ayuda e intentaré aplicarlo en la medida de lo posible. Efectivamente la organización del tiempo es bastante complicada cuando estás gestionando este tipo de servicios y realizas conversaciones e interaccionas con tus usuarios, etc… El tiempo parece que vuela a poco que haces. Un saludo.

  12. Jenaro Vázquez dice:

    Como siempre, lo has clavado!
    Es complicadísimo gestionar cada jornada y tu propuesta creo que es la mas adecuada. Lo malo siempre son los imprevistos que te rompen esta planificación y luego vas de cabeza para tratar de recuperarte.
    Gracias por tu aporte, brillante como siempre.

  13. Luis dice:

    Excelente articulo! La verdad me ha parecido sumamente interesante porque aportas informacion de calidad y realmente util. Sin duda estos consejos son muy buenos para gestionar nuestro tiempo y trabajo en Internet.

    Saludos!!

  14. En general estoy de acuerdo con lo que comentas pero hecho de menos varias cosa: hay que pre-definir una estrategia con unos objetivos a conseguir (cuantitativos y cualitativos) y, en la medida de lo posible, establecer pequeñas metas e hitos.
    Por otra parte, creo que si tienes una tienda on line, como nuestro caso con nuestro ecommerce de venta de productos de papeleria yo no creo que la dedicacion a la misma, sus contenidos, productos, etc deba ser residual sino quiz, lo contrario, la medula espinal de la estrategia social, entre otras

  15. Hola Lola, muchas gracias por los consejos, me quedo con todos, y alguno lo pongo en práctica ya mismo. Solía mandar el newsletter mensual a primera hora del día… y

  16. Cristina R. dice:

    Importante para ser un buen CM una buena organización del tiempo.Muy buen post espero algún día poder aplicarlo.

  17. Dolores, muy completa y ordenada la biografía diaria.
    La organización del tiempo es un reto que debemos afrontar cada día.

    También tenemos que tener en cuenta que el día se puede complicar,
    sobre todo para los freelance, dependiendo de la cantidad de fan pages
    que tenemos que gestionar y a eso sumarle la de nuestra propia fan page.

    O sea, todo un lío ya que, como en mi caso, debo lidiar con
    una empresa de multimedios, una parrillada y una fábrica de gaseosas, entre otras.

    Más que nunca debemos aferrarnos al plan y a la agenda, aunque
    siempre hay algún que otro bocadillo que nos distrae de vez en tanto.

    Saludos!

  18. @pepemontoro dice:

    Muy completo, como siempre.
    Tan solo dos aportaciones. A mi en particular gestionar el mail y calendario, incluso las tareas, que no es lo mas adecuado, me gusta mas Hiveminder, todo lo hago con Gmail, bajo el entorno Google Apps, que ademas puedes enlazarlo con uno de los mjores CRM, Zoho CRM.
    Y dos, para mi es basico la elaboracion de un buen calendario editorial. Uno por marca, empresa o servicio de los que llevo en la actualidad. Intento consensuar con las empresas hasta 6 meses de publicaciones, aunque en la mayoria de los casos no lo consigo, pero bueno algo de trabajo si que esta adelantado.
    Un saludo Dolores, y a todos

  19. Anonymous dice:

    Muy interesante tu post! podrías explicar un poco más en el punto 3, cómo creas un dashboard? utilizas algo que te permite monitorizarlo todo o por el contrario vas de web en web controlando todos los servicios?

  20. Anonymous dice:

    Un post realmente interesante!!

    http://www.publieninternet.com

  21. Muy interesante; es tan cierto lo que dices sobre el final, una pequeña interrupción puede arruinar todo un trabajo o dejar ideas importantes fuera.

    Difícilmente estemos solos en el lugar de trabajo, pero se puede ir tomando apuntes (al menos una palabra clave en el final del texto) mientras escribimos; para no dejar nada de lado.
    Saludos !

  22. Gloria dice:

    Buenos días Dolores.

    Enhorabuena por tu trabajo y muchas gracias por ayudarnos a no ahogarnos a la hora de preparar nuestro día a día en RRSS.

    Muy interesante.

    Gracias de nuevo.

    Un saludo, Gloria.

  23. mamieventos dice:

    Gracias por las ideas, es fácil perderse en el mundo online y tener la sensación al final del día de no haber sacada ningún provecho.

  24. Txema Daluz dice:

    Muy completo tu artículo Dolores. Estoy de acuerdo que uno de los principales enemigos de un CM es la gestión correcta del tiempo.
    Elaborar previamente un calendario de contenidos para cada empresa me ayuda a rentabilizar el tiempo y me permite además dedicarme un poco más a los contenidos

  1. 10 junio, 2016

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