15 octubre, 2013

10 consejos para mejorar la productividad y la eficiencia

Todos los negocios tienen una preocupación en común: productividad y eficiencia de sus empleados, un tema que no solucionan desde el departamento de Recursos Humanos, así que ¿en quién recae la responsabilidad? Cuando se crea un departamento de Social Media Marketing, de Comunicación o de Marketing en general, uno de los principales factores del éxito reside en cómo se trabaja, cómo lleva a cabo las tareas y metodología el equipo. Y es que trabajar en equipo puede ser muy gratificante o un verdadero cuello de botella.

Podemos decir que tiene mucho que ver con las tareas, el workflow y la colaboración, por lo que parece obvio que la tarea de monitorizar, hacer un seguimiento, controlar, supervisar y gestionar la eficiencia y la productividad es tarea para un líder, pero no sólo un líder, sino un “Líder 2.0”, ya que no se trata sólo de controlar y supervisar, sino que implica activismo dinámico,  actitud colaborativa, creatividad que estimule, participación, compromiso y facilitar las herramientas necesarias para que nuestros empleados puedan desarrollar sus tareas con total tranquilidad y confianza. No es algo fácil de conseguir ya que el liderazgo de la empresa actual necesita más conocimientos y preparación que nunca, además de estrategia y planificación.Por otro lado, la colaboración puede ser una gran elemento para impulsar y mejorar la productividad y la eficiencia de los empleados, equipos de trabajo y nuestra relaciones con nuestros clientes y proveedores, pero debemos ser conscientes de todos los problemas, conflictos y obstáculos que tarde o temprano deberemos afrontar. Sin embargo, la mejor forma de solucionar dichos problemas es diseñar previamente un plan o estrategia de actuación ante una situación delicada para evitar así las crisis. Veamos pues algunas de las cosas que podemos hacer para mejorar en el trabajo.

1. Knowledge workers, como ya véis volvemos una vez maś a los empleados que mas aportan en nuestros equipos, aquellos que de forma activa y creativa no sólo aportan en sus propias tareas, sino en los proyectos en general y con colaboración con sus compañeros. Son básicamente empleados con un alto rendimiento, preparación y cualidades específicas que los hacen perfectos para trabajar con otros y compartir sus conocimientos. Hay que tener en cuenta por otro lado, que es aconsejable recompensar a los empleados que más esfuerzo y dedicación demuestren no sólo monetariamente, sino con cursos complementarios de formación (que tanto los ayudan a ellos como a nuestra empresa), dándoles el lugar y reconocimiento que merecen, con promociones, etc. Y recuerda que los empleados no sólo tienen vida fuera del trabajo, sino que no es alienable, es decir, tanto dentro como fuera del espacio de trabajo lo emocional está presente siempre, por ello debes saber gestionar la inteligencia emocional, en especial con aquellos trabajadores más productivos y los knowledge workers porque son un activo creativo y de ayuda con el que debes siempre contar.

2Liderazgo 2.0: la implicación y el compromiso con los empleados, pero recuerda la responsabilidad no se limita a controlar y monitorizar, sino a mejorar y facilitar la productividad y eficiencia de los empleados.

3. La colaboración puede ser una herramienta trascendental para conseguir que los empleados se involucren, mejoren su rendimiento y productividad, pero implementar un sistema colaborativo en un equipo de tabajo, proyecto o empresa, requiere de una estrategia adecuada dieseñada de forma única e individual para cada negocio: es necesario fomentar entre los empleados que van a colaborar una actitud proclive a la misma, que favorezca las interacciones, el intercambio de conocimientos, opiniones, de ideas creativas, la comunicación, etc. Y sobre todo, una comunicación fluída que permita que todos estén siempre en la etapa adecuada del proyecto.

4. Distribución de tareas: la mejor forma de aseguranos de que todos son conscientes de los objetivos, los plazos y su papel o rol en la cadena de trabajo colaborativo, es que los objetivos a corto, medio y largo plazo estén claramente definidos y sean conocidos por todos a través de una distribución de las tareas sencilla y eficiente que se adapte no sólo a las necesidades del proyecto, sino al perfil de quienes las realiza.

5. Objetivos: es preciso pues, establecer antes de comenzar, una serie de objetivos que debemos alcanzar tanto a nivel individual, por parte de cada uno de los miembros de nuestro equipo, como comunes, como grupo. Si todos conocen bien su objetivo y el de los demás, es más fácil trabajar y rendir siendo conscientes de la importancia del trabajo personal.

6. Monitorizar el workflow o flujo de trabajo, la colaboración, la distribución de tareas y cada milestone, pero siempre de modo transparente de modo que todos sepan en qué momento del proyecto están, y estando a disposición de los empleados para cualquier tipo de consulta o ayuda que puedan necesitar.

7. Anima a los trabajadores a trabajar con otros, a colaborar, a compartir y cooperar con sus compañeros.

8. Las reuniones son excelentes formas de interaccionar y de hacer sentir a tus empleados parte del proyecto: además puedes obtener feedback, hacer brainstorming, facilitar la integración, innovación, creatividad y el intercambio de ideas. Una comunicación entre los miembros de tu equipo es fundamental para su buen funcionamiento y por lo tanto, para la productividad y la eficacia.

9. Como líder, debes además asegurarte de que tus empleados cuentan con las herramientas adecuadas para desarrollar las tareas pertienentes; el mejor equipo, los empleados más eficaces y bien formados, los más activos y dinámicos knowledge workers no son nada si no disponen de las herramientas necesarias.

10. Y recuerda: comunicación, comunicación, comunicación

Y recuerda, cada maestrillo tiene su librillo, estos 10 consejos te pueden servir, pero debes ser tú quien marca las pautas en tu equipo para conseguir un mayor rendimiento, productividad y eficacia por parte de tus colaboradores y/o empleados, y además, los animarás a seguir creciendo y a involucrarse con tu negocio, con lo cual tendrás asegurado un sistema de colaboración que potencie el éxito.

 

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Dolores Vela

Social Media Strategist, Comunicación 2.0 y Marketing Online.

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9 Responses

  1. Juan Carlos Márquez dice:

    Todos buenos consejos, pero el 10, en mi opinión, ¡el mejor! y mira que parece el más fácil.

  2. anonimo dice:

    Me gustaría publicar mi nombre para que lo que voy a decir sirviera al menos para que varias personas supieran el mal que han hecho y siguen haciendo en sus empresas con estos temas, pero sé que comprenderás que no es posible publicarlo, tengo que ser anónimo.

    Solo diré que después de haber pasado por más de tres agencias de marketing online en España – algunas ya cerradas -, mientras leía esto sentía:
    ¡¡¡¡ jajajajajajaja jajaja !!!!

    Tras realizar la carrera, – si es que han estudiado – deberían, estos malos gestores, – carga empresas – hacer un master en gestión de empresa, otro en liderazgo 2.0, 3.0 y el que venga 4.0 y por supuesto otro en gestión de RRHH, productividad, respeto al trabajo y al trabajador.

    No es resquemor, aunque lo parezca, pero leyendo el artículo y pensando en ellos…, no salía otra cosa de mi boca que grandes carcajadas, como si de un artículo de humor e ironía se tratara.

    Estoy seguro de que habrá más de un@ por ahí que se sentirá exactamente igual. ¿O no?

  3. Luis Mena dice:

    Gracias por los consejos. Como bien dices todos los negocios, ya sean grandes o pequeños siempre deben buscar la productividad y eficiencia en todas sus actividades. Incluso las personas que hacemos negocios por internet, tenemos que aprender como aumentar nuestra productividad para aprovechar mejor nuestro tiempo. 😉

  4. Excelentes consejos me gusta la forma en que explicas cada punto

  5. Matias dice:

    Excelente informacion, te felicito por la calidad de tu articulo publicado. Te seguire leyendo

    Saludos desde Buenos Aires
    Matias
    http://www.mrflife.com

  6. Muy buenas recomendaciones para conseguir más eficiencia, aunque todo esto se acrecentará si los empleados se sienten comodos en su puesto. Yo recomiendo actividades para mejorar la relación entre los trabajadores.

  7. Gracias, muy buenos consejos, y bueno, en estos tiempos tenemos que agarrarnos de toda herramienta para poder mejorar. Por ejemplo este otro https://zarza.com/7-consejos-para-elevar-la-productividad/ me parece un complemento perfecto para el suyo.
    Gracias y espero que les sea de utilidad a sus lectores.

  8. Enrique dice:

    Creo una buena solución para aumentar la productividad es efectivus z. Aunque es cierto que hay muchas opciones y herramientas diferentes. Esta me la recomendaron y la verdad que me ha convencido bastante.

  9. Carmen dice:

    ¡Qué buen artículo! Yo creo que para aumentar la productividad hay que utilizar softwares de trabajo colaborativo, sobre todo de gestión de reuniones. En mi oficina utilizamos TAMPLO, os dejo aquí la página por si os interesa: https://www.tamplo.com/es/index.html?utm_source=VCBLCOM.
    Combina reuniones, planes de acción y gestión de proyecto. A mí me gusta mucho.

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